A GESTÃO DE PROCESSOS

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Este artigo tem como missão oferecer um panorama de como estruturar monografias e tcc sobre gestão de processos

A gestão de processos é a coordenação e administração dos diversos processos que ocorrem em uma empresa. Sejam processos de compras de matéria prima, processos produtivos, processos de estoques, procedimentos de comercialização, de logística, de investimento, etc.

É cada vez maior a existência de variáveis diversas na prática empresarial contemporânea, o que sem dúvida incorpora vários elementos a serem levados em consideração pelo setor administrativo para o sucesso de seu desempenho, de forma que sua responsabilidade na adoção de modelos e práticas gestoras é cada vez maior. E isto é evidente para nós, orientadores de monografias e TCC, em que observamos com o passar dos anos a complexidade dos temas de monografias.

Dentre essas práticas, uma das mais importantes é a gestão de processos. Tal gestão justamente se preocupa com os processos necessários para a atividade empresarial, em todos os seus níveis, tal como já citado acima.

Assim, a administração de procedimentos envolve que se deve contar com uma gestão de processos bastante eficiente, que tenham como meta a obtenção dos melhores resultados em relação às atividades organizacionais, sempre a partir do planejamento estratégico de operações, de forma a contribuir com a evolução empresarial, otimizando seus lucros, minimizando seus custos e atingindo níveis ótimos de qualidade. Vale notar que todas estas fases são excelentes para uma monografia de Administração

Daí reside a importância de se oferecer uma atenção especial à administração de todo o concernente à gestão de processos que favoreçam em seu desempenho.

ELEMENTOS DA GESTÃO DE PROCESSOS

Na gestão de processos se deve destacar sobremaneira a relevância dos atores envolvidos, direta ou indiretamente, na prática empresarial, que vai desde o capital humano próprio da organização comprometido no desempenho das funções necessárias conforme as necessidades da demanda do presente e do futuro, sendo interessante que em monografias que tratem sobre este tema, haja um capítulo sobre a gestão de procedimentos de caráter preditivo, como também de satisfazer os requerimentos que os clientes consumidores solicitam, assim como contar com uma tecnologia adequada e eficiente, procedimentos que garantem custos, eficiência, produtividade e responsabilidade.

Ante a necessidade de identificar-se com o alcance da gestão de processos, é fator primordial que se tenha em mente que a gestão tradicional tem historicamente sido orientada para o efeito, o benefício, esquecendo sua principal causa imediata: Contar com clientes satisfeitos e fiéis. Veja um artigo sobre o papel do cliente.

Cada ator concentra seu esforço na tarefa que lhe foi atribuída, tratando de fazê-la conforme as instruções e especificações recebidas, mas com pouca informação com relação ao resultado final de seu trabalho. Ainda nos processos basicamente produtivos, em que ocorre a efetiva transformação de matéria prima visando a obtenção dos produtos finais não é estranho que um profissional envolvido neste processo não saiba, ao menos claramente, como contribui seu trabalho para o produto final. Nos setores administrativos e de gestão isto é ainda mas frequente, já que são raros os profissionais de uma empresa que conseguem alcançar todos os processos que ocorrem na mesma, de uma forma sequencial e progressiva.

Esta estrutura piramidal, muito válida em empresas nas quais as decisões sempre são tomada pelo presidente começa a ter dificuldades quando se exige Qualidade Total em cada operação, em cada transação, em cada processo; pois obriga a esse grande chefe a multiplicar-se, sobretudo na supervisão.

Não se pode nunca esquecer que para o sucesso da gestão e do tema em questão neste artigo científico, que a origem das estruturas tradicionais se baseia na fragmentação de processos naturais, produto da divisão do trabalho (Taylor), e posterior agrupamento das tarefas especializadas resultantes em áreas funcionais ou departamentos. Nestas estruturas tradicionais, nenhum diretor departamental é o único responsável pelo fim adequado ou mesmo desejado de um processo, já que a responsabilidade está repartida por áreas e em um único procedimento se encontram vários setores envolvidos, direta ou indiretamente.

Assim, seria papel da gestão principal responsabilizar-se desta coordenação para a gestão de processos. Se resumimos, na gestão tradicional a administração geral precisa intervir com muita freqüência em processos completos, devido a que em um mesmo processo se envolvem muitos departamentos ou áreas com diferentes responsáveis cuja única coordenação pode conseguir a gerência integral dos processos. Ademais, neste tipo de organizações, a adaptação aos requerimentos do cliente costuma ser mais lenta e com custos mais altos, o que repercute diretamente na competitividade.

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As empresas com uma estrutura administrativa piramidal respondiam bem a um meio de demanda fortemente crescente e previsível que pertence já ao passado. O poder real esta passando da oferta à demanda, a liderança deixa de ser exercida por um único polo (veja mais sobre a liderança em monografias) e o cliente, cada um deles, converteu-se na única guia de todas as atuações empresariais. Este fato, unido às dificuldades de prever a evolução futura do meio competitivo, requer mudanças profundas na atividade empresarial: em suas técnicas de gestão e nas pessoas.

Trata-se de voltar a reunificar as atividades em torno dos processos que previamente foram fragmentados como conseqüência de uma série de decisões deliberadas de gestão e de evolução informal, o qual supõe reconhecer que o principal de uma organização são justamente os processos e depois a gestão que os sustenta para fazê-los operativos. É ver o processo como a forma natural de organização do trabalho. A estrutura pode ou não coincidir com o processo, já que um único empregado pode realizar funções para diferentes processos.

Desta feita, para o estudo do tema gestão de processos em uma monografia ou um TCC, é essencial que consideremos que a empresa é um sistema de sistemas, na qual cada processo é um sistema de funções e as funções ou atividades foram agrupadas por departamento ou áreas funcionais, não se esquecendo nunca do capital intelectual humano nas empresas.

Portanto, a gestão por processos consiste em gerir integralmente cada uma das operações ou processos que a empresa realiza. Os sistemas coordenam as funções, independentemente de quem as realize. Toda a responsabilidade da operação é de um administrador ou gestor que delega, mas conservando a responsabilidade final do fim positivo de cada operação. A administração geral participa na coordenação e na resolução de conflitos entre processos mas não numa operação ou processo concreto, salvo por exceção. Da mesma forma, deve-se sempre observar os gargalos restritivos para a gestão dos procedimentos, de forma a minimizar seu impacto. A isto se dá o nome de teoria das restrições.

Cada pessoa que intervém no processo não deve pensar sempre em como fazer melhor o que está fazendo (divisão do trabalho), senão no por que e para quem o faz; já que a satisfação do cliente interno ou externo é basicamente determinada pelo coerente desenvolvimento do processo em seu conjunto mais do que pelo correto desempenho de cada função individual ou atividade.

Na gestão por processos se focaliza a atenção no resultado dos processos não nas tarefas ou atividades. Há informação sobre o resultado final e cada um dos atores que participam na operação sabe como contribui o trabalho individual para o processo global; o qual se traduz numa responsabilidade com o processo.

Definitivamente, pode-se observar como muito bem deve expor uma monografia ou um TCC neste tema, que a gestão de processos se fundamenta na atribuição de um gestor da responsabilidade de cada um dos processos da empresa. Em sua forma mais radical, substitui-se a organização departamental. Em outras formas, talvez tradicionais, mantém-se a estrutura departamental, mas o responsável por um processo tem a responsabilidade sobre o mesmo, e ao menos no que a esse processo se refere, pode ter autoridade sobre os responsáveis funcionais.

A gestão de processos também se relaciona à administração de custos. Saiba mais sobre a GESTÃO DE CUSTOS HOSPITALARES

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